Jak zatrudnić wirtualną asystentkę szybko i bez trudu? Opowiem Ci historię. W sierpniu napisała do mnie potencjalna klientka. Potrzebuje pomocy z zadaniami z branży nieruchomości. Świetnie!
Niestety nie miała czasu, żeby przejrzeć moją ofertę. We wrześniu podczas rozmowy dowiedziałam się od niej, że zwlekała z naszą rozmową, bo myślała, że zatrudnienie wirtualnej asystentki to bardzo duży projekt, a ona nie ma na niego czasu. A nie miała czasu, bo nie miała wsparcia w codziennych zadaniach. Błędne koło! Jeśli jesteś w podobnej sytuacji i zależy Ci na oddelegowaniu zadań wirtualnej asystentce, koniecznie przeczytaj ten wpis.
Jak zatrudnić wirtualną asystentkę? Krok nr 1 – podejmij decyzję
Jak zatrudnić wirtualną asystentkę? Startujemy! Krok 1. – podejmij decyzję.
Zastanów się, co chcesz osiągnąć z pomocą wirtualnej asystentki. Czy oddasz jej obsługę maila i kalendarza? A może potrzebujesz kogoś z zacięciem projektowym, który doprowadzi do wypuszczenia nowego kursu online na rynek? Planujesz dłuższą współpracę czy szukasz jednorazowego wsparcia?
Krok nr 2 – spisz zadania i miej pewność, czego oczekiwać
Czas na konkrety – co chcesz oddelegować?
Jak wybrać, które zadania oddelegować w pierwszej kolejności? Znam 3 podejścia:
- zadania, których nie lubisz,
- zadania, na których nie zarabiasz, a które zabierają Ci dużo czasu,
- rzeczy do zrobienia, których nie chcesz się uczyć (np. montaż rolek).
Zdradzę Ci mój tip na to, jak wygenerować spis zadań w 2 krokach:
- Przez tydzień zbierasz wszystkie zadania, które wykonałaś, np. 9-10 w poniedziałek spotkałaś się z klientem, 12-13:30 w środę generowałaś raport itd. Od razu wynotuj też programy, z których korzystasz. Przydadzą Ci się na etapie ogłoszenia.
- Po tygodniu analizujesz spis i decydujesz, co chcesz oddelegować.
Jeżeli chcesz, żeby aplikacja Cię w tym wyręczyła, polecam Toggl. W tym narzędziu wygenerujesz takie piękne podsumowanie:
Na tym etapie łatwo ocenisz, jakie umiejętności i doświadczenie powinna posiadać Twoja przyszła wirtualna pomoc. Jeżeli chcesz oddelegować zarządzanie profilami w social mediach, radzę Ci wybrać osobę z doświadczeniem i portfolio. A jeżeli chcesz oddać nieskomplikowaną administrację w Twoim biznesie – pewnie zadowoli Cię mniej doświadczona kandydatka.
Na tym etapie zdecyduj, czy chcesz zbierać zadania testowe. Jakie są plusy i minusy zadań testowych?
| Plusy zadania testowego | Minusy zadania testowego |
|---|---|
| Przetestujesz jakość pracy | Płacisz za zadanie testowe |
| Dowiesz się, czy przyszła WA jest terminowa | Poświęcasz dodatkowy czas na sprawdzenie |
Krok nr 3 – przemyśl budżet – cennik wirtualnej asystentki 2023
Przygotowałaś listę zadań? Przemyśl, ile możesz przeznaczyć na wirtualną pomoc.
Ok, powiesz, ale ile to kosztuje?
Pewnie się domyślasz, że nie ma jednego cennika. Niektórzy pracują za 6%, a niektórzy za 2%. Minimum w branży to 50 zł za godzinę, ale inflacja nie odpuszcza, więc możesz spodziewać się 55 czy 60 zł. To kwota netto czy brutto? To zależy od wirtualnej asystentki.
Do wyboru (w zależności od rodzaju zadań) jest też rozliczanie projektowe. Wtedy płacisz za wykonane czynności, nie za czas.
Prowadzisz firmę w branży nieruchomości i szukasz wirtualnej asystentki z 5-letnim doświadczeniem w branży? Zarezerwuj niezobowiązującą rozmowę o Twoim biznesie.
Krok nr 4 – napisz ogłoszenie i czekaj na dopasowane oferty
Jak zatrudnić wirtualną asystentkę z Twoich snów? Musisz się postarać 🙂 Jak napisać ogłoszenie, żeby przyciągnęło tą jedyną?
Napisz konkretne ogłoszenie
Tutaj właśnie przydadzą Ci się zadania, które wcześniej spisałaś. W ogłoszeniu napisz:
- jakie zadania chcesz oddelegować,
- w jakich programach pracujesz (Asana, Canva, MailerLite itd.),
- jakie rozliczenie preferujesz (godzinowe/projektowe),
- w jakiej branży działasz/jaką firmę prowadzisz,
- jaką stawkę możesz zaoferować (będzie to plusem),
- jak zbierasz ogłoszenia (formularz czy poprzez maila),
- do kiedy zbierasz ogłoszenia,
- czy wymagasz zadania testowego,
- dodatkowe informacje.
Gdzie szukać wirtualnej asystentki?
Masz kilka opcji do wyboru:
- Portale (job boards)
W 2023 działa Useme.com i to chyba na tyle 🙂 Na OLX widziałam kilka ogłoszeń. Jeżeli zamieścisz ogłoszenie na Useme – przygotuj się na wiele odpowiedzi.
- Grupy na Facebooku
To najpopularniejsze grupy na których zamieścisz ogłoszenie.
- Własna strona www + profile w social mediach
Szkoda nie wykorzystać potencjału Twoich profili.
- Znajomi
Zawód wirtualnej asysty jest coraz bardziej popularny, może Twój znajomy korzysta z takich usług i może kogoś polecić?
Jak zatrudnić wirtualną asystentkę? Krok nr 5 – przeprowadź rozmowę
Wybrałaś już kilka ofert, czas na rozmowy z kandydatkami. O co pytać podczas rozmowy?
- O doświadzenie i umiejętności,
- dostępność i sposób pracy,
- dlaczego odpowiedziała na Twoje ogłoszenie,
- co jest dla niej ważne we współpracy.
Moim zdaniem tak samo jak doświadczenie, ważne jest nastawienie i to, czy nadajesz z przyszłą WA na podobnych falach.
Pamiętaj, że łatwiej jest zatrudnić niż podziękować za współpracę. Nie śpiesz się, jeżeli nie musisz.
Krok nr 6 – podpisz bezpieczną dla obu stron umowę
Gratuluję, wybrałaś wirtualną asystentkę! Jesteś na ostatniej prostej – wystarczy podpisać umowę korzystną dla obu stron. Jakie kwestie zaadresować w umowie o współpracy?
- Czas trwania umowy – określony, nieokreślony, z okresem próbnym?
- Wynagrodzenie – wysokość, kiedy płatność (z góry/z dołu),
- opis wykonywanych zadań
- klauzulę poufności,
- przekazanie praw majątkowych,
- RODO.
Już wiesz, jak zatrudnić wirtualną asystentkę. Trzymam za Ciebie kciuki! Rozpocznij poszukiwania, oddeleguj zadania i przyśpiesz rozwój Twojego biznesu. Mam nadzieję, że ten artykuł pomoże Ci wybrać właściwą osobę. Jeżeli szukasz wirtualnej asystentki z branży nieruchomości – zapraszam Cię na niezobowiązującą rozmowę.